Те, кто часто пишет деловые письма на английском языке, наверняка знают все тонкости их написания. Но если вы не знаете всех правил и хотели бы научиться грамотно составлять текст, чтобы получатель смог прочитать и понять правильно смысл вашего письма, мы вам подскажем основные принципы.
✓ Продумайте заранее, что хотите написать в письме. Вы должны обдумать всю тематику вашего текста, включая подпункты, на которые будете ссылаться. Так вы сможете определиться, сколько необходимо сделать параграфов в вашем деловом письме.
✓Выпишите из словаря правильное написание сложных слов, которые вы хотите использовать в тексте, если у вас нет полной уверенности в точности их написания. Это касается сложных профессиональных слов.
✓ Письмо желательно писать в дружелюбном тоне. Представьте, что вы на встрече и просто общаетесь с вашим деловым партнёром по профессиональным вопросам. В такой непринуждённой и вежливой форме нужно писать письмо.
✓ Выбирайте для письма простой и стандартный шрифт. Хорошо подойдут такие как Times New Roman или Arial. Даже, если у вас получается не очень большое письмо, не нужно увеличивать размер шрифта, чтобы визуально заполнить страницу. Такое написание будет смотреться банально. К слову, деловая переписка пишется только на компьютере. Не нужно писать такие письма вручную, так как в нынешнее время мало ценителей красоты чистописания, да и мало, кто умеет разборчиво и хорошо оформлять письма от руки.
✓ Пишите четко и понятно. Ваш текст должен быть легко читаемый, поэтому не нужно в нем использовать много сложных предложений и двусмысленных фраз. Постарайтесь избегать устаревших слов и словосочетаний. Конечно, такие слова можно писать при составлении контрактов и других документов, но не нужно применять в своем письме такой лексикон. Не используйте, например, такие слова как “herewith” (настоящим, при этом), лучше оставьте их для других, не деловых писем. Если будут предложения в письме с не совсем понятным смыслом, будьте готовы их исправить и переписать, чтобы было более понятно для получателя.
✓ Помните о структуре делового письма. Если письмо пишется не от частного лица, а от лица компании, вероятно, вам предоставят стандартный шаблон делового текста, который используется именно здесь. Зачастую в компании соблюдается строгая структура письма, если оно отправляется не электронной почтой, а обычной. Сперва вы должны написать свой адрес и дату, потом указать адрес получателя. Далее вы «здороваетесь» с получателем и пишите свой деловой текст. При завершении письма вам нужно попрощаться, указав свое полное имя и кем работаете. Если письмо отправляете по обычной почте, то в конце нужно поставить свою подпись.